DOKUMENTATIONSASSISTENZ

Flying Study Nurse – Spagat zwischen Feuerlöschen und Strukturen schaffen

 

Interne Strukturen und Prozesse sind oft das größte Spannungsfeld beim Einsatz der Flying Study Nurses. Verantwortliche Ärzte, die im Arbeitsalltag gefangen sind und kaum die nötige Zeit für die Studie aufbringen können. Medizinisches Personal, das anders gebunden oder nicht adäquat auf die Komplexität eines solchen Projektes vorbereitet ist. Räumliche Gegebenheiten oder veraltete (Organisations-)Abläufe, die ein effizientes Arbeiten zusätzlich erschweren.

Das Klinikum im Ruhrgebiet blickt als akademisches Lehrkrankenhaus einer Universität auf langjährige Erfahrungen im Bereich klinischer Studien zurück. So sollte eine der Camovis-Nurses auch ursprünglich lediglich für ein Kurzzeitprojekt als medizinische Dokumentationsassistentin einspringen – dafür aufgrund personeller Veränderungen vor Ort so schnell wie möglich. Die Kosten für den vierwöchigen Einsatz der Berlinerin im Ruhrgebiet spielten für den Professor der Abteilung eine untergeordnete Rolle: Qualität vor Budget – obwohl Camovis-Geschäftsführerin Carolin Kurth angeboten hatte, eine lokale Nurse zu vermitteln.

Der riesige Klinik-Komplex empfing die Flying Study Nurse an ihrem ersten Tag mit wenig positiven Überraschungen. Das Studienbüro war im ehemaligen Archiv untergebracht, stramme zehn Minuten Fußweg vom eigentlichen Klinikum entfernt. Man musste durch den Fahrstuhl krabbeln, um sich ins Büro zu kämpfen – nachdem denn ein Schlüssel organisiert war … dort wartete tatsächlich ein voll ausgestattetes Büro auf die Mitarbeiterin. Von Patientenakten jedoch keine Spur.

Anstatt sich voll und ganz auf interventionelle Studie zu konzentrieren zu können, glich die Arbeit der Flying Study Nurse von Beginn an eher der eines Feuerlöschers. Es ging darum, von Grund auf Strukturen zu schaffen und gleichzeitig immer dort zu intervenieren, wo die erfolgreiche Durchführung der Studie zu kippen droht.

Zum Beispiel die verschwundenen Patientenakten: Die Studienakten, erfuhr sie, sollten digitalisiert werden. Unklarheit herrschte jedoch darüber, wo sie sich gerade befanden. In Telefonaten mit dem Monitor rekonstruierte sie unzählige Datensätze. Tausende Nachdokumentationen fanden sich auf ihrem Schreibtisch wieder.

Zwischen der Koordination der Studie, der Arbeit auf Station und den Dokumentationsaufgaben, tauchten immer wieder Situationen auf, die den Einsatz für die Camovis-Mitarbeiter mehr zu einem von-Tag-zu-Tag-hangeln machten. Die internen Strukturen in der Einrichtung erwiesen sich als schwierig. Die eingebrachte Verbesserungsvorschläge hin stießen auf offene Ohren, scheiterten jedoch in ihrer Umsetzung.

Trotzdem: Monat für Monat verlängerte das Klinikum den Vertrag mit Camovis. Die Rückmeldungen auf die Arbeit der Flying Study Nurse waren mehr als positiv. So vergingen mehr als 1,5 Jahre, bis das Projekt an eine neue Mitarbeiterin des Auftraggebers übergeben werden konnte. Dank Camovis war dies möglich und die Studien konnten in der langen Übergangszeit erfolgreich weitergeführt werden.